Dzień dopiero się rozpoczął, a ty już marzysz o tym, żeby się skończył. Dom, praca, przyjaciele – lista zapóźnionych spraw do zrobienia skutecznie się wydłuża. Na zaspokojenie własnych potrzeb nie ma nawet szans. Nie nadążasz, nie wyrabiasz… Znasz to uczucie?

Podzielę się swoją idee fix. Celem mojego każdego dnia jest jak najszybsze i najefektywniejsze wykonanie wyznaczonych zadań. Robię to, by móc skupić się na tym, co dla mnie najważniejsze – spędzaniu czasu z rodziną, pasjach i zainteresowaniach. Poczucie sprawczości i kontroli nad własnym czasem to w gruncie rzeczy bardzo przystępna i przyjemna umiejętność. Zatem nie będzie to tekst o gloryfikacji pracy, ale zbiór zasad, które pomogą znaleźć sens w świadomym planowaniu swojego czasu, ściśle powiązanym z czasową oszczędnością. Bo przecież o to najbardziej nam chodzi, prawda? Sfera domowa i zawodowa są ze sobą silnie związane, dlatego system, który ma nam służyć, warto zaimplementować w obu obszarach. Do dzieła!

Im mniej masz rzeczy, tym jesteś lepiej zorganizowany

„Nigdy nie żałowałam, że do walizki nie spakowałam jakichś ciuchów. Zwykle miałam poczucie, że znów zabrałam ich za dużo”. Nie znam osoby, która nie mogłaby podpisać się pod tym cytatem. Kluczowe jest uświadomienie sobie, że wszystkiego mamy za dużo – w szafie, w kuchni, garażu, na biurku. Wszędzie.

Zacznijmy od szafy. Zasadę „mundurka” często stosują osoby zajmujące bardzo wysokie stanowiska. Swoją szafę wypełniają kilkoma lub kilkunastoma tymi samymi zestawami ubrań. Steve Jobs, współzałożyciel Apple Inc. przez blisko 20 lat ubierał się w ten sam sposób – czarny golf japońskiego projektanta Issey Miyake, lewisy model 501 oraz buty New Balance. Tę samą zasadę stosował Mark Zuckerberg, twórca Facebooka, który codziennie zakładał jedną z wielu swoich szarych koszulek. Kobiety tylko pozornie mają bardziej skomplikowaną sytuację. Matilda Kahl, dyrektor kreatywna nowojorskiego oddziału Saatchi & Saatchi miała w swojej szafie piętnaście tych samych outfitów, na który składały się czarne spodnie i biała koszula z czarną wstążką. Swój wizerunek uzupełniała makijażem – wyraziście pomalowanymi ustami, oczami czy paznokciami, oraz uczesaniem – rozpuszczonymi włosy, upięciem w kok lub kucyk. Dopełnienie stanowiły biżuteria oraz buty. Nie trzeba jednak tak restrykcyjnej metody, aby zyskać więcej czasu. Popularna już na całym świecie moda kapsułowa to przemyślana i skuteczna strategia. Na każde trzy miesiące wybiera się aż/tylko 33 elementy garderoby. Nie liczą się w tym: biżuteria, bielizna, piżama, akcesoria, rzeczy do ćwiczeń ani odzież wierzchnia (pozostałe ubrania i dodatki wkłada się do pudła i zamyka na cały kwartał). To, co nam zostaje, czyli precyzyjnie wybrane 33 elementy garderoby, pozwala stworzyć około 50 outfitów i to niepowtarzalnych. Zasada ta pozwala na różnorodność i jednocześnie budowę spójności w indywidualnym kodzie ubrań.

Osoby, stosujące modę kapsułową lub zasadę „mundurka” zgodnie twierdzą, że ich życie stało się o wiele łatwiejsze. Ta zmiana skłoniła je też do poznania własnego stylu, co miało swoje odbicie w przemyślanych i oszczędnych zakupach. Wymyślone zestawy były więc precyzyjnie dobrane i wygodne, a do tego silnie kreowały wizerunek, co bezpośrednio przekładało się na podniesienie poczucia własnej wartości. Jednak decydującym argumentem była oszczędność czasu. Każdego ranka można było płynnie przejść do ważniejszych spraw, bo stosowane zestawy skutecznie zwalniały z dylematów typu: co na siebie dziś włożyć.

Uporządkowanie przestrzeni to odzyskanie kontroli

Przestrzeń i otaczające nas przedmioty są, wbrew pozorom, bardzo angażujące. Choćby na poziomie sprzątania. Rewolucyjna książka Japonki Marie Kondo „Magia sprzątania” nie ma zbyt wiele wspólnego ze sprzątaniem rozumianym w pełni tego słowa znaczeniu. Chodzi o system segregowania, który dotyczy m.in ubrań, książek, kosmetyków, akcesoriów czy dokumentów, i który płynnie przenosi się na inne sfery życia. System Kondo można sprowadzić do trzech zasad. Pierwsza – porządkowanie i segregowanie kategoriami, a nie pomieszczeniami czy sezonami. Chodzi o to, aby każda z rzeczy miała swoje stałe i logiczne miejsce w domu. Czyli dla przykładu buty, zarówno zimowe, jak i letnie, powinny być składowane w jednym miejscu, ułożone według wielkości i koloru. Po wprowadzeniu tej zasady sprzątanie mieszkania (nie mylmy z czyszczeniem) polega w gruncie rzeczy na odkładaniu przedmiotów na swoje miejsce. Aby zaoszczędzić przestrzeń, Kondo namawia do wertykalnego układania rzeczy – w tym celu stworzyła nawet autorski system ich składania. To właśnie druga z jej zasad – układaj zawsze pionowo, nawet jeśli dotyczy to marchewki w lodówce czy laptopa na półce. I najważniejsza, trzecia zasada – podczas porządkowania przestrzeni zostaw tylko te rzeczy, które sprawiają ci radość. Przy czym nie należy mylić radości z uczuciem sentymentu lub przywiązania. Chodzi wyłącznie o rzeczy, które szczerze lubimy i cieszymy się z kontaktu z nimi. A przecież nie da się lubić zbyt wielu przedmiotów. Zwykle okazuje się, że nie jesteśmy w stanie rozstać się z rzeczami, które były drogie lub efektowne. Jest to więc moment, w którym musimy odpowiedzieć sobie na pytania: czego tak naprawdę potrzebuję? Co mnie cieszy? Co ma mnie angażować?

Tydzień, który ma więcej godzin!

Gdyby rozpisać na godziny wszystkie dni tygodnia i przyporządkować im odpowiednie aktywności, można dojść do ciekawego wniosku. Przy założeniu, że sen zajmuje nam 8 godzin na dobę, posiłki 2 godziny, rozrywka lub sport kolejne 2, dodatkowo policzymy 8-godzinny czas pracy, dojazd do niej, zakupy i zabiegi pielęgnacyjne (każde po godzinie), to w tygodniu pozostaje nam 5 godzin do dowolnego zagospodarowania. Jeśli w podobny sposób oszacujemy godziny weekendowe – przy założeniu, że dłużej wtedy śpimy i jemy, a także spotykamy się ze znajomymi, robimy większe zakupy czy sprzątamy – otrzymamy jeszcze 6 godzin do wykorzystania. Sumując wszystkie wolne godziny tygodnia, uzyskujemy ich aż 11. To proste równanie pozwala uświadomić, ile czasu w istocie mamy i jak poprzez brak wytyczenia ram dla określonych czynności, do życia wkrada się chaos. Nie chodzi jednak o to, aby zacząć żyć jak maszyna, ale o to, by ustalić pewien plan w zgodzie ze swoją naturą lub zegarem biologicznym.

Kalendarz a planowanie

Jedną z kluczowych reguł w prowadzeniu kalendarza jest jego równoważne planowanie. Mówi się o złotej zasadzie 60:40. Według niej kalendarz dnia, tygodnia i miesiąca należy planować tylko w 60% procentach. Pozostały czas lepiej zarezerwować na sytuacje niespodziewane typu: choroba, nieplanowane spotkania, spontaniczne decyzje. To pozwoli dokonać realnej oceny zasobów czasowych i w sytuacji konieczności modyfikacji planu dnia, uniknąć frustracji, która może w efekcie działać demotywująco. Nie bez znaczenia są też proporcje. Planując czas, bardzo ważne jest odpowiednie i zbalansowane rozłożenie akcentów. Każdy z obszarów: praca – relacje – ja, powinien znaleźć swoje (najlepiej stałe) miejsce w kalendarzu. Jeżeli jesteśmy skupieni na karierze, to na nią należy postawić główny akcent, uzupełniając kalendarz. Jeśli priorytetem są relacje, układajmy go pod rytm naszych spotkań z rodziną i przyjaciółmi. Największą trudność zwykle sprawia znalezienie czasu dla samego siebie. Dlatego proces planowania warto zacząć od wyznaczenia czasu na własne pasje i potrzeby, a dopiero w stosunku do nich dopasowywać inne zobowiązania. Najbezpieczniejszym i najprostszym okresem do zagospodarowania jest piątkowe popołudnie.

Zasada Marie Kondo znajduje swoje zastosowanie również podczas procesu planowania pracy. Na początku należy dokonać rzeczowej analizy poprzedniego miesiąca/tygodnia i wykluczyć zadania, które nie były efektywne lub satysfakcjonujące. Następnym krokiem jest nadanie kategorii każdemu zadaniu oraz oznaczenie jego wartości i priorytetu. Na tej podstawie powstaje lista zadań. Ale żeby móc się z niej wywiązać, musimy wypracować stały i indywidualny rytm swojej pracy. Tworzenie takiego rytmu, to jak komponowanie zestawu ubrań na wybrany sezon. Warto więc uporządkować wiedzę na swój temat i uświadomić sobie na przykład, w jakiej porze dnia lubimy lub możemy odbywać spotkania, a która pora im nie służy. A także ustalić, według jakiego schematu lubimy i chcemy pracować. Dla przykładu powiem, że jako freelancer pracuję seriami: jeśli redaguję – ciurkiem, dla różnych klientów i różne formy. Jeśli dzwonię: umawiam spotkania, kontaktuję się ze współpracownikami, umawiam wizyty lekarskie, dokonuję rezerwacji. Pracuję z listą i zaczynam zwykle od małych zadań, żeby przejść do tych bardziej złożonych.

Rozpracowanie własnego wydajnego systemu pracy daje wiele satysfakcji i poczucie spełnienia. I tak jak zasady wprowadzone w sferze domowej przenikają do zawodowej, tak poznanie siebie i swoich nawyków w sferze pracy wpływa na to, jacy jesteśmy na co dzień, również prywatnie. W gruncie rzeczy najważniejsza jest umiejętność skupienia się na tym, co ważne.

_____

Autor: Bożena Kowalkowska

____

Bożena Kowalkowska

Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Była sekretarzem redakcji w magazynach: „A4”, „Vice” i „Kikimora”. Dziennikarka magazynu „Zwykłe Życie”. Założycielka studia edytorsko-graficznego txt publishing, realizującego liczne projekty kulturalne na terenie całego kraju. Współwydawca rocznika o polskich formach drukowanych „Print Control”. Na co dzień pełni funkcję redaktor prowadzącej w serwisie www.ladnebebe.pl. Od wielu lat zajmuje się organizacją pracy i prowadzi warsztaty poświęcone zarządzaniu czasem.