Feedback to narzędzie niezbędne w pracy każdej organizacji. Jednak by sprawnie go przeprowadzić, najpierw należy przejść przez proces gruntownej oceny pracy każdego członka zespołu. Systemy ocen pracowniczych to sposób na wiarygodną, równą i efektywną ewaluację. Dzięki nim łatwo zweryfikować realizację założonych celów i nakreślić planowany rozwój, który omówić można podczas feedbacku.

Według słownikowej definicji informacja zwrotna, czyli tzw. feedback ma dotyczyć reakcji na produkt, skuteczności wykonania zadania, która stanowi punkt wyjścia do wprowadzania udoskonaleń. Jest to po prostu przeprowadzanie konstruktywnej oceny pracy pracownika oraz jakości realizowanych przez niego poszczególnych zadań czy obowiązków. Dzięki temu pracownicy mogą poznać swoje mocne i słabsze strony oraz dowiedzieć się, jak ich praca jest odbierana przez innych. To również możliwość do nadania dalszego kierunku rozwojowi pracownika czy szansa na wypracowanie propozycji rozwiązań problemów, wyzwań lub obszarów wymagających zaopiekowania.

Rozwój a feedback

Jednym z głównych założeń oceny pracowniczej i przeprowadzonego po niej feedbacku jest właśnie ukierunkowanie planu rozwoju pracownika w strukturach firmy. To proces, w którym z oceny wnioskuje się, jakie są mocne strony każdej osoby, i jak te kluczowe kompetencje można wzmocnić przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi. Każdy plan rozwoju jest unikatowy i szyty na miarę pracownika, nie ma uniwersalnej zasady, która sprawdzi się u każdego. Jego celem końcowym jest osiągnięcie coraz lepszych wyników przez pracownika na obecnym stanowisku lub zdobywanie nowych umiejętności, aby móc przejąć nowe obowiązki. Rozwój kompetencji sprawia także, że wzrasta lojalność pracowników, ich zadowolenie z pracy, pozytywna energia i wydajność wykonywanych zadań.

By każde działanie przynosiło zamierzone efekty, przed jego podjęciem należy określić jasny i możliwy do zrealizowania cel. Tak samo jest w przypadku oceny pracowniczej. By pozwoliła na rozwój i kompleksową ewaluację pracownika musi być powiedziane czemu służy każdej ze stron. Dlatego warto ją ustrukturyzować i podczas oceny wyróżnić w niej elementy takie jak kompetencje twarde wymagane na danym stanowisku, umiejętności miękkie potrzebne do pełnienia konkretnej funkcji, wydajność oraz efektywność w ramach obłożenia obowiązkami według standardów firmy, do tego na stanowiskach zarządzających umiejętności przywódcze oraz opinie i wartości, którymi pracownik kieruje się w życiu zawodowym. Kluczowe jest, aby upewnić się, że podczas analizy, koncentrujemy się tylko na elementach podlegających kontroli pracownika i jego zachowaniach, a nie na jego cechach osobowości.

Zebranie i przeanalizowanie tych danych pozwoli na stworzenie profilu pracownika i umożliwi refleksję nad jego pracą. Które zadania czy role są przez niego w pełni realizowane, jakie wyzwania przed nim postawione zostały spełnione, które obszary należy rozwijać lub jaki kierunek specjalizacji obrać przy planowaniu kariery w strukturze organizacji. Taki komplet wiedzy staje się punktem odniesienia do przeprowadzenia feedbacku pracownika.

Co to jest metoda SMART?

Dobrym rozwiązaniem przy tworzeniu indywidualnych celów rozwojowych, będzie zastosowanie metody SMART. Ten skrót odpowiada pierwszym literom słów określających tę metodę, według której cel powinien być:

• Sprecyzowany — określony, opisany, przemyślany cel łatwiej osiągnąć. Warto skupić się na dokładnym planie i jego założeniach, jak i  na procesie jak go osiągnąć. Jednak dobrze jest zostawić lekkie pole manewru, tak aby móc w miarę rozwoju aktualizować założenia i dostosowywać je do aktualnych potrzeb.
• Mierzalny — plan powinien być możliwy do zmierzenia. Warto ustawić konkretne KPI’s, które łatwo można sprawdzić konkretnymi danymi liczbowymi. Taki miernik postępów gwarantuje jasność działania i satysfakcję z osiągnięć.
• Atrakcyjny — aby pracownik czuł motywację do realizacji założeń z planu rozwojowego, cel musi być atrakcyjny. Dlatego należy zaproponować naprawdę kuszącą ofertę by podjęcie pracy na rzecz jego realizacji, była warta finalnych osiągnięć.
• Realistyczny — to co przychodzi pracownikom bez trudu, często nie daje satysfakcji. Dlatego plan rozwoju powinien aktywizować i zmuszać do pracy, jednak powinien także dzięki tej ciężkiej pracy być osiągalny. Pracownik musi stopniowo zmierzać do jego realizacji, tak by na koniec mógł zdobyć gratyfikację.
• Terminowy — cel musi zakładać realny czas realizacji. Z góry określony okres powinien być dostosowany do założonych zadań, tak by monitorowanie efektów zamknięte było w ramach czasowych.

Jak przygotować się do przeprowadzenia feedbacku?

Ocena 360° oraz 360°+ są zaawansowanym systemem pozwalającym na przekrojową  ewaluację pracy, weryfikację założeń i wyzwań postawionych przed pracownikiem. Dzięki informacjom zwrotnym otrzymanym z różnych źródeł można otrzymać również dane na temat tego, jak pracownik odnajduje się na danym stanowisku oraz jaki wpływ ma na pozostałe osoby w zespole, jak one obierają go jako przełożonego czy współpracownika.  Dodatkowo pozwala również na poznanie opinii pracowników spoza firmy, niedziałających w jej strukturach i odbierających powierzone zadania czy weryfikujących swoje oczekiwania z perspektywy np. klienta. Takie oceny są mniej stronnicze i bardziej złożone.

Mimo że ocenę 360 stopni pracownika dokonuje szereg osób, feedbacku udziela najczęściej jedna osoba. Samo spotkanie powinno odbyć się w jak najbardziej komfortowych dla ocenianego warunkach i rolą HR-owca jest zadbanie o stworzenie takich okoliczności. Dlatego warto by jeden reprezentant firmy po analizie wszystkich głosów wypowiedział się w imieniu wspólnoty. Aby odbiór przekazywanej informacji zwrotnej był pozytywny, a wartościowe wnioski odpowiednio wybrzmiały, warto wprowadzić do feedbacku kilka zasad, by ułatwić to zadanie obu stroną procesu. 

Pierwszą z nią jest formułą Stop – Start – Continue, czyli podzielenie informacji na temat kompetencji na elementy, które nie działają i należy je usprawnić, na te, które warto wprowadzić w celu lepszych efektów oraz takie, która działają i powinno się wykonywać je dalej w takiej formie. Taki przejrzysty podział pozwoli dobrze zrozumieć informację zwrotną i będzie narzędziem do wprowadzenia zmian czy do refleksji nad samym sobą.

Bardzo istotne jest również, aby w równym stopniu skupić się na każdym z elementów i nie sprawiać wrażenia, że te negatywne kwestie dominują w ocenie. A przy omawianiu tych bardziej problematycznych aspektów pracy, od razu warto proponować sposoby na ich usprawnienie czy rozwiązanie kłopotów, wychodząc od przygotowanego planu rozwoju.

Przyjmowanie feedbacku

Warto też pamiętać, że feedback to działanie, w które zaangażowane są dwie strony — gdy jedna z nich daje informację zwrotną, druga strona powinna być otwarta na jej przyjęcie. Kluczowa będzie tutaj chęć rozwoju ze strony pracownika, jednak należy mieć na uwadze, że nie każda osoba gotowa jest przyjąć ocenę i z zaangażowaniem wysłuchać plan jego rozwoju. Warto więc przygotować pracowników i pracowniczki na odbiór takich informacji, chociażby poprzez odpowiednią komunikację oraz budowanie otwartej kultury organizacyjnej.

Rozwój i inwestowanie w kompetencje pracowników to niekończący się proces dlatego warto regularnie weryfikować założenia i monitorować ich efekty. Schematem, który warto poznać oraz wdrożyć w firmie jest następujący:

Ocena pracownicza i feedback -> Opracowanie i wprowadzenie planu rozwoju -> Udoskonalanie wybranych w planie kompetencji poprzez szkolenie -> Wdrożenie zadań czy nowych ról w ramach zdobytych umiejętności i zbieranie efektów pracy.

Potem proces zaczyna się od początku, tak aby zarówno osoba zatrudniona mogła nieustannie rozwijać się w strukturach firmy, jak i a organizacja osiągała coraz lepsze wyniki swojej działalności.

Autor: Justyna Bakalarska – Stankiewicz