Ocenianie pracowników w organizacji, to jeden z elementów zarządzania zasobami ludzkimi, którego nie sposób pominąć. Na podstawie ocen takich jak ocena 360 stopni można m. in. planować jak będzie wyglądać dalsza organizacja pracy na poszczególnych stanowiskach. Pozwala to zbierać informacje o wydajności pracowników, realizacji celów oraz atmosferze panującej wewnątrz zespołu. 

Ocena 360 stopni pozwala na zebranie informacji na temat umiejętności, wiedzy i zachowania danego pracownika. Charakteryzuje ją wieloaspektowość oceny, ponieważ informacje dotyczące pracowników i pracowniczek gromadzone są aż z czterech źródeł:

•  od przełożonego,
• współpracowników,
• podwładnych,
• oraz pracownika, który dokonuje swojej samooceny.

Ten rodzaj oceny jest niezwykle skutecznym sposobem na uzyskanie pełnego obrazu działań pracownika. Dostarcza mu informacji zwrotnej, która może motywować go do jeszcze lepszej pracy.

Aby przeprowadzić w organizacji ocenę 360 stopni trzeba przygotować ankietę oceniająca kompetencje pracownika. Ankieta składa się z kombinacji pytań otwartych i zamkniętych dotyczących zarówno mocnych stron, jak i obszarów, które wymagają poprawy. Ankiety wypełniane są anonimowo, dzięki czemu uczestnicy badania są bardziej szczerzy w swojej ocenie. Ważne jest, aby każda organizacja stworzyła jasne zasady oceny i raportowania, zarówno dla uczestników ankiety, jak i ocenianego pracownika.

Pomocne w tym mogą być gotowe narzędzia, takie jak Ostendi Competencies Feedback. To innowacyjne rozwiązanie dla każdej firmy, które pozwala na dogłębne zrozumienie i usprawnienie procesów wewnętrznych organizacji.

Jednym z głównych atutów Ostendi Competencies Feedback jest możliwość zidentyfikowania mocnych i słabych stron organizacji. Wyniki ankiety stanowią cenne źródło wiedzy na temat aktualnego poziomu satysfakcji pracowników, co umożliwia dokładną diagnozę i planowanie działań rozwojowych.

Narzędzie oferuje także wyjątkową elastyczność w doborze pytań ankiety. Możesz stworzyć spersonalizowany kwestionariusz, który najlepiej odpowiada specyfice i potrzebom Twojej firmy. Sprawi to, że badanie będzie nie tylko efektywne, ale także w pełni dostosowane do indywidualnych wymagań Twojej organizacji.

W jaki sposób komunikować ocenę 360 stopni?

Dobra komunikacjaw organizacji ma kluczoweznaczenie dla powodzenia programu oceny 360. Dlaczego? Jasne określenie zasad wypełniania ankiety, wyjaśnienie celu programu oraz znaczenia informacji zwrotnej, gwarantuje sprawne i rzetelne przeprowadzenie badania. Otwarta i przejrzysta komunikacja może także pomóc w budowaniu zaufania i zachęcaniu pracowników do uczestnictwa w ankiecie.

Niejasne komunikaty lub ich brak mogą powodować opór pracowników do wzięcia udziału w ankiecie lub nawet strach przed byciem oceniającym i ocenianym. Kluczowe jest szczere określenie celu oceny 360. Zebranie informacji o pracowniku może służyć ocenie pracownika niezbędnej do otrzymania awansu zawodowego, poprawie i usprawnieniu pracy jednostek lub całego działu. Komunikowanie oceny 360 musi mieć wydźwięk pozytywny, należy skupić się na korzyściach i celu oceny.

Pracownicy, którzy będą brali udział w ocenie 360 muszą zostać dobrze z nią zaznajomieni. Muszą poznać cel badania oraz rolę informacji zwrotnej. Dlatego zanim uruchomiony zostanie proces oceny należy przedstawić najważniejsze jej zasady.

Informacje zwrotne koniecznie muszą być anonimowe i poufne. Dzięki czemu każdy może czuć się komfortowo, dzieląc się szczerymi przemyśleniami i opiniami na temat współpracowników i oceniając samego siebie. Informacje zwrotne będą obejmowały kluczowe kompetencje oraz zachowania, które są przypisane do konkretnych funkcji: przełożony, podwładny, menedżer. Istotne jest również określenie, w jaki sposób będą przedstawiane wyniki ankiety.

Jak przygotować pracowników na ocenę 360 stopni?

Pierwszym etapem jest powiadomienie ocenianej osoby o rozpoczęciu badania metodą 360 stopni oraz przedstawienie jej poszczególnych etapów. W tym samym momencie wyznaczane są osoby, które będą odpowiedzialne za przygotowanie i przeprowadzenie ankiety oraz późniejszą jej analizę i przygotowanie raportu.

Ankietę może przygotować dział HR lub można to zlecić zewnętrznej firmie. Następnie powiadamia się wszystkie osoby, które wezmą udział w ankiecie. Należy zwięźle, ale szczegółowo przedstawić im zasady wypełniania ankiety oraz jasno określić jej cel. Po zebraniu ankiet, wyznaczona grupa osób  zapoznaje się z wynikami, analizuje je i przygotowuje dalsze ścieżki rozwoju ocenianego pracownika. Ostatnim etapem jest rozmowa z pracownikiem, przedstawienie mu wniosków i wspólne omówienie celów zawodowych na kolejny rok.

Od samego początku komunikacja podczas przeprowadzania oceny 360 powinna mieć wydźwięk pozytywny. Świadomość celu oraz zapewnienie anonimowości skutecznie wpływa na rzetelność zbieranych informacji.

Pracownik, który podlegać będzie ocenie nie może czuć się zagrożony, bać się jej wyników. Pracownicy powinni być przyzwyczajeni do oceniania regularnie, co pół roku lub co rok. Sam fakt bycia ocenianym powinien być dla nich motywatorem do jeszcze lepszej pracy nad samym sobą.

Oczywiście najtrudniejszym elementem oceny jest zmierzenie się z opinią osób trzecich, szczególnie z ocenami negatywnymi. Dlatego ważne jest, aby wyniki ankiety były rzetelnie omawiane, także przy wsparciu doświadczonych coachów, którzy specjalizują się w tej dziedzinie. Po każdej ocenie opracowywany jest osobisty plan rozwoju, który ma na celu niwelowanie słabości wskazanych w ankiecie i poszerzanie mocnych stron. Dzięki ocenie 360 stopni wiemy dokładnie, jakie obszary wymagają zmian, a w jakich pracownik jest skuteczny.

Jak omawiać wyniki oceny?

Po przeprowadzeniu ankiety sprawdza się jej wyniki i sporządza raport, w którym dokładnie analizuje się wszystkie zebrane dane. Komunikacja oceny 360 stopni nie powinna ograniczać się tylko do omówienia wyników ankiet. Ważne jest dokładne przeanalizowanie zebranych danych i wyciągnięcie wniosków.

Wyniki ankiety nie raz potrafią wstrząsnąć pracownikiem, są to twarde dane: „kilkanaście osób tak o mnie myśli, muszę się z tym zmierzyć, co mogę zrobić żeby być lepszym?”. Takie pytania pojawiające się po otrzymaniu informacji zwrotnej są niezwykle istotne. Mogą one się przyczynić do chęci zmiany i pracy nad samym sobą. W związku z tym, że ankietę wypełnia też sam pracownik, może on skonfrontować zdanie na swój temat ze zdaniem współpracowników. To także pomaga zmienić perspektywę spojrzenia na swoją pracę.

Podczas spotkania podsumowującego wskazuje się drogę rozwoju pracownika, elementy nad którymi musi pracować, oraz kierunek, w którym powinien podążać na kolejny rok. Dzięki tej metodzie jasno można ocenić, na jakie aspekty pracownik musi zwrócić większą uwagę, a w czym jest dobry.

Przekazywanie zwrotnej informacji powinno opierać się na dialogu, nie być wykładem. Rozmowa może przebiegać dwutorowo. Można spojrzeć wstecz, omawiając zachowanie pracownika w konkretnych sytuacjach w celu kierowania przyszłymi decyzjami lub skupić się na mocnych stronach, napędzając pracownika do działania. Modelem, do którego należy dążyć jest połączenie tych dwóch stylów.

Jak zachęcić innych do przeprowadzenia takiej oceny?

Oprócz przełożonych, współpracowników i podwładnych do oceny 360 można zaprosić także osoby z zewnątrz organizacji, które ściśle współpracują z ocenianym pracownikiem. Informacji dostarczyć mogą zewnętrzni partnerzy biznesowi i klienci, o ile mają oni dostateczny wgląd w zachowania i kompetencje ocenianego.

Zachęcenie i pozyskanie informacji od zewnętrznych partnerów poszerzy ocenę 360 i może dostarczyć nowych danych do analizy spoza organizacji. Angażowanie do oceny partnerów zewnętrznych zacieśnia relacje z klientami i w dużym stopniu przyczynia się do rozwoju kultury organizacyjnej opartej na feedbacku.

Warto jest stworzyć szablon ankiety 360 i po zakończonym projekcie mieć w zwyczaju wysyłać go do kontrahentów. Wysyłając ankietę do wypełnienia warto podkreślić, że udzielenie konstruktywnej informacji zwrotnej na temat pracy naszych pracowników, jest dla nas istotne z kilku względów: pomaga wyznaczyć kierunki rozwoju zawodowego dla pracownika, usprawnić pracę zespołu, wpływają na rozwój i lepsze funkcjonowanie całej organizacji także z osobami z zewnątrz.

Określenie norm i zasad udzielania informacji zwrotnej

Błędem jest wykorzystywanie oceny 360 do określania, kto awansuje, a kto zostaje zwolniony z pracy. Takie komunikowanie oceny 360 jest niewłaściwe i prowadzi do niezdrowej rywalizacji. Pracownicy podświadomie czują, że wystawiając swoim kolegom dobre oceny, osłabiają swoją pozycję. Z drugiej strony, pracownicy, którzy nawiązali bliższe więzi, mogą chcieć dać swoim bliskim współpracownikom dobre oceny na wyrost. Aby uniknąć zafałszowania wyników w kwestionariuszach istotne jest przeszkolenie pracowników w zakresie obiektywnego przekazywania opinii 360. Ocena 360 powinna budzić pozytywne skojarzenia. Wyniki oceny powinny być motorem do działania dla ocenianego pracownika, a  dla zespołu chwilą na refleksję dotyczącą współpracy.

Kluczowym aspektem udzielania informacji zwrotnej jest standaryzacja na poziomie pytań, systemu oceniania (punktacja), raportowania i przedstawiania informacji zwrotnej po zakończonym procesie dla wszystkich pracowników, tak samo dla przełożonego, jak i podwładnego. Ocena powinna skupiać się na elementach podlegających kontroli pracownika i jego zachowaniach, kontaktach z współpracownikami i kontrahentami. Nie można oceniać cech osobowości.

Pozytywne i konstruktywne informacje zwrotne od współpracowników, menedżerów, podwładnych, partnerów biznesowych i klientów mogą być motorem napędzającym do zmian wewnątrz organizacji (np. awans zawodowy) oraz inspiracją zawodowego rozwoju pracownika.

Automatyzacja przeprowadzania oceny 360

Przeprowadzenie w organizacji oceny 360 jest procesem trudnym i czasochłonnym. Opracowanie odpowiedniej ankiety, poinformowanie stron o rozpoczęciu oceny, zebranie uzupełnionych ankiet wymaga czasu. Najwięcej pochłania go analiza wyników, przygotowanie informacji zwrotnej oraz opracowanie planu działania. Żeby jednak znacząco ułatwić proces zbierania danych i ich analizę (porównywanie i segregowanie odpowiedzi) oraz przechowywanie danych warto skorzystać z obecnych na rynku dedykowanych narzędzi do usprawnienia oceniania pracowników. Narzędzia te znacznie pomagają w zarządzaniu tym procesem. Jak wspomniane Ostendi Competencies Feedback. Zobacz demo produktowe i sprawdź jak narzędzie może usprawnić Twoją pracę!

Autor: Justyna Bakalarska – Stankiewicz