Masz tylko jedną okazję, by zrobić dobre pierwsze wrażenie. To popularne zdanie nie dotyczy  tylko osób, które zabiegają, by dobrze wypaść w oczach nowego pracodawcy. Tym hasłem również powinny kierować się firmy, do których dołącza nowy członek czy członkini zespołu. Pierwsze dni w pracy są z jeden strony ekscytujące, a z drugiej wymagające czy stresujące. Przyjmując pod swoje skrzydła pracownika lub pracowniczkę zadbaj o to, by zadowolenie i zaangażowanie z każdym dniem tylko rosły. Jak to zrobić?

Odpowiednie zaplanowanie procesu onboardingu pozwoli Ci na zminimalizowanie stresu związanego z pierwszym dniem pracy w organizacji oraz zbuduje w oczach nowej osoby pozytywny obraz firmy. Jak zatem zaplanować skuteczne wdrożenie tak, by po skończonym okresie onboardingu, nowo zatrudniona osoba stała się częścią zespołu?

Dlaczego warto stosować onboarding?

Wielu pracodawców może widzieć w onboarding wyzwanie lub stratę cennego dla firmy czasu. Jednak wdrożenie wykorzystujące dobre wskazówki jest dokładnie czymś odwrotnym!

Jako pracodawca musisz pamiętać, że gdy nowy pracownik przejdzie złożone szkolenie stanie się wartościowym członkiem zespołu, będzie samodzielny, poczuje się w firmie dobrze i zechce zostać w niej na dużej.

Nowy pracownik dzięki onboardingowi zrozumie nowe miejsce pracy i obowiązujące w niej zasady, łatwiej odnajdzie się w firmie, poczuje się zaopiekowany i pewniej wejdzie w struktury organizacji.

Zespół firmy odczuje, że nowy członek zespołu jest pełnowartościowym pracownikiem, z którym dobrze jest wspólnie działać.

Ile trwa onboarding?

Tak naprawdę można powiedzieć, że onboarding rozpoczyna się już od rozmowy kwalifikacyjnej, kiedy to opowiadasz o przyszłych obowiązkach, działaniach firmy i jej klientach. Natomiast proces wdrożenia można uznać za zakończony, gdy pracownik lub pracowniczka zna swoją rolę w firmie, jest w stanie samodzielnie wykonywać powierzoną pracę w ramach zasad i struktur, które obowiązują w organizacji.

Czas potrzebny na przyswojenie wszystkich informacji wdrożeniowych zależy od organizacji. Im bardziej wymagające jest stanowisko, bardziej skomplikowane systemy firmowe czy im mniejsze doświadczenie ma nowo zatrudniona osoba czas onboardingu będzie się wydłużał. Jednak to zupełnie naturalne. Proces onboarding może trwać od pół miesiąca do nawet pół roku. Po prostu daj czas na to, by wszystkim dobrze się razem pracowało po okresie wdrożenia.

Kto powinien przeprowadzić onboarding?

Odpowiedź na to pytanie nie musi być jednoznaczna, jednak kluczowe jest to, by osoba czy grupa przeprowadzająca onboarding sama była wdrożona we wszystkie tematy, na których opiera się onboarding i znała odpowiedzi na potencjalne pytania nowego pracownika. W onboarding może być zaangażowany dział HR, bezpośredni przełożony czy zespół, w którym pracować będzie nowa osoba.

Świetnym sposobem na komfortowe wdrożenie nowego pracownika lub pracowniczki po pierwszym etapie onboarding, jest przeznaczenie mu opiekuna lub opiekunki, tak zwanego „buddy’ego”. Buddy to osoba, która już pracuje w strukturze organizacji i pozwoli w łatwy sposób zaklimatyzować się w zespole. Nie musi być to bezpośredni współpracownik czy HRowiec, wystarczy, że Buddy będzie osobą komunikatywną i otwartą i zapozna nową osobę z resztą zespołu.

Czego musi dowiedzieć się osoba w procesie onboardingu?

Pracodawca musi wdrożyć pracownika lub pracowniczki w pełni w działania firmy. Dlatego warto w procesie onboardingu przekazać wiedzę i praktykę z różnych obszarów. Dzięki czemu nowa osoba będzie w stanie w swobodny sposób wykonywać swoje obowiązki oraz poczuje się zaopiekowana w nowym miejscu pracy. Jakie to obszary?

• Organizacja — skuteczny onboarding zakłada poinformowanie o tym, jakie cele ma firma, kto jest jej klientem, jakie usługi dostarcza, jaka jest jej historia i plany na najbliższą przyszłość oraz jakie obowiązują w niej standardy pracy.

• Obowiązki — kluczowe jest to, by nowa osoba w zespole wiedziała, jaka jest jej rola w firmie, które obowiązki ma wykonywać oraz jaką ponosi odpowiedzialność. 

• Struktura — by odnaleźć się w organizacji, nowa osoba musi wiedzieć, za co odpowiedzialne są jej koledzy i koleżanki. Przed kim raportuje i rozlicza się z wykonanej pracy? Komu zleca oraz od kogo odbiera zadania? Do kogo może zgłosić się z problemem, czy zaoferować swoją pomoc? A także jak wygląda proces rozwoju kariery w ramach struktur organizacji?

• Administracja — poza obowiązkami i przywilejami wynikającymi z pracy merytorycznej, Twój nowy podopieczny czy podopieczna musi poznać także wszystkie procedury administracyjno-organizacyjne i wynikające z nich zadania czy możliwości. To np. obieg dokumentów, proces urlopowy, odbierania dni wolnych, rozliczenia finansowe projektów, system premiowy itp.

• Technikalia — by wykonywać poprawnie swoje zadania, nowa osoba musi poznać kwestie techniczne pracy biurowej. Dostać informacje o sprzęcie niezbędnym do wykonywania obowiązków, dowiedzieć się jak obsłużyć znajdujące się w biurze systemy techniczne czy sprzęt taki jak drukarka, ekspres, monitoring czasu pracy, jeśli obowiązuje w organizacji.

• Społeczność — to ostatni, jednak nie mniej ważny od pozostałych punkt, ponieważ tak naprawdę firma to ludzie, którzy w niej pracują i społeczność, która tworzy się w miejscu pracy. Podczas onbardingu nie można zapominać o zintegrowaniu pracownika lub pracowniczki z resztą zespołu, przedstawieniu wszystkich, stworzenia sytuacji, w której każdy może się na spokojnie poznać i nawiązać relację, która sprawi, że nowa osoba będzie czuła się dobrze w miejscu pracy.

Za co odpowiada nowa osoba?

Nowo zatrudniona osoba zazwyczaj jest zmotywowana, pełna zapału i chęci do pracy. Warto to wykorzystać! Jednak bez jasno określonych zadań i roli w strukturze organizacji motywacja szybko może ustąpić frustracji. Dlatego kluczowe jest jasne określenie, po co nowa osoba została zatrudniona. Jakie są jej zadania, cele, jak może pomóc zastanemu zespołowi, jakie kompetencje wnosi do teamu?

Dzięki odpowiedzi na powyższe pytania nowa osoba dokładnie będzie wiedziała, za jakie obowiązki odpowiada. Natomiast pozostała część firmy znając jej rolę, nie będzie miała problemu ze zleceniem jej pracy czy prośbami o poradę. Bardzo istotne jest, aby już od pierwszego dnia każda ze stron wiedziała, jak rola nowego członka czy członkini zespołu wpasowuje się w zastaną strukturę lub np. jak zmienia ją, z czego wynika rekonstrukcja i jakie mogą być jej namacalne korzyści.

Jak zintegrować nową osobę z zespołem?

Nikt nie jest samotną wyspą, dlatego szybkie zintegrowanie się ze współpracownikami i współpracowniczkami wpłynie pozytywnie na lepszą efektywność wykonywanej przez nową osobę pracy oraz jej samopoczucie w szeregach firmy. Ważne by czuła się częścią zespołu, wiedziała, że jest odpowiedzialna nie tylko za siebie, ale i za współpracowników. Pozwól jej zidentyfikować się z organizacją, dla której pracuje.

Sposobów na miłą oraz skuteczną integrację jest kilka. Możesz aranżować cykliczne „daily” w niezobowiązującej atmosferze, zorganizować statusy team’u, wprowadzając do niego elementy grywalizacji. Warto także zaproponować wyjście integracyjne po godzinach pracy, zorganizować dodatkowe szkolenie dla wszystkich członków i członkiń zespołu czy wprowadzić nieszablonową zabawę, która przełamie lody między zespołem a nową osobą.

Integracja powinna prowadzić również do wzajemnego uczenia się osób z zespołu. Jeśli ktoś zatrudniony od kilku lat, kto zna firmę na wylot, będzie w dobrych relacjach z nową osobą może przekazać jej swoją wiedzę na temat struktur, zdradzić ciekawostki wewnątrz zespołu czy pomóc wdrożyć się w firmowe systemy. Natomiast nowa osoba może „zarazić” innych swoją energią, chęcią do pracy i pasją, a także przynieść powiew świeżości do zastanego już zespołu, oferując nowe spojrzenie i rozwiązania.

Jak komunikować postępy?

Onboarding to czas, w którym nowy pracownik czy nowa pracowniczka przyswaja ogromną ilość informacji i wiedzy. Dlatego, gdy proces wdrożenia powoli będzie zbliżał się ku końcowi, nie zapomnij o zorganizowaniu rozmowy ewaluacyjnej oraz feedbacku od i dla nowej osoby.

Ewaluacja dawana pracownikom umożliwi szybką reakcję na ewentualne czerwone flagi dotyczące współpracy, które pojawią się na horyzoncie i wyeliminowanie potencjalnych blokerów. Wpłynie także na usprawnienie wdrożenia i późniejszą efektywną pracę. Ważne jest, by dać również przestrzeń pracownikowi czy pracowniczce na przekazanie feedbacku firmie, co do przeprowadzanego onboardingu. Dzięki temu dowiesz się, jak z perspektywy drugiej strony wyglądają procesy, co działa, a co nie, i jak na przyszłość możesz polepszyć proces wdrożenia, a także jakich błędów unikać?

Warto pamiętać, że przez cały proces onboardingu dobrze jest praktykować codzienne rozmowy z nową osobą podczas statusów czy nawet przy kubku kawy w kuchni. To ułatwi bieżące weryfikowanie procesu wdrożeniowego. Rozmowa może być momentem do rozwiania wątpliwości nowo zatrudnionej osoby i sposobem na sprostowanie niejasności. To też szansa na wsłuchanie się i zaopiekowanie jej potrzebami. 

Jak zwiększyć zakres wiedzy?

By cała wiedza, którą nowa osoba zdobywa podczas onboardingu została z nią na dłużej dobrze jest zadbać o różnorodność sposobów jej przekazywania. Guidebooki, spotkania 1:1, filmiki instruktażowe, działania interaktywne, instytucja buddy’ego, to wszystko sprawi, że wdrożenie przebiegnie pomyślnie i w miłej atmosferze.

Pomocne w całym procesie może być także korzystanie z narzędzi, które wesprą onboarding i ujednolicą zasady jego prowadzenia we wszystkich działach firmy. Jest nim chociażby Ostendi Onboarding. To intuicyjne narzędzie wspierające skuteczne wprowadzenie nowego członka lub członkini zespołu do firmy. Platforma pozwala tworzyć wszechstronne ścieżki wdrażania, które można dostosować nie tylko dla świeżo zatrudnionych, ale także dla osób takich jak specjaliści i specjalistki ds. kadr czy pomoc techniczna. Dzięki systemowi można łatwo zorganizować zadania oraz spotkania, podzielone na etapy przed pierwszym dniem pracy, w trakcie i przez cały okres adaptacji.

Korzyści wynikające ze skutecznego procesu onbardingu jest wiele, dlatego nie zastanawiaj się „czy” warto, a skup się na tym „jak” to zrobić! Wybierz model dopasowany idealnie do Twoich potrzeb i pozwól by nowa osoba w Twoich szeregach, pozytywnie rozpoczęła przygodę związaną z nowym miejscem pracy.

Do dzieła!