Zarządzanie urlopami pracowniczymi jest nieodzowną częścią funkcjonowania każdej firmy. Odpowiednia polityka urlopowa oraz transparentny system zarządzania wolnymi dniami mogą wpłynąć korzystnie na zadowolenie pracowników, oraz na efektywność działania organizacji. Poznaj praktyki i narzędzia, które warto wprowadzić w Twojej firmie!

Według Instytutu Gallupa dobrze przygotowany proces związany z zarządzaniem urlopami sprawia, że osoby zatrudnione w danej firmie mają zapewnione poczucie bezpieczeństwa. I tak właśnie ten proces powinno się projektować — priorytetem powinno być dobre samopoczucie pracowników i pracowniczek. Dbanie o dobrostan zatrudnionych zaczyna się właśnie od tego, że mogą oni bez żadnych konsekwencji czy uwag ze strony przełożonych wziąć urlop i odpocząć.

Zbyt przemęczeni

To szczególnie istotne w kraju, w którym aż 8 na 10 zatrudnionych osób, wg badania Human Power, odczuwa zmęczenie. Nie pozostaje to bez konsekwencji, nie tylko dla zdrowia i samopoczucia zatrudnionych osób, ale również dla ich wydajności w miejscu pracy. Dlatego, jeśli chcesz, aby Twój zespół angażował się w pracę, którą wykonuje i robił to w pełni swoich możliwości, daj mu odpocząć. I to tak, aby jego członkowie i członkinie nie musieli odpisywać na maile, odbierać telefonów czy też stresować się wydarzeniami w firmie „pod palmami”. By było to możliwe, istotne jest odpowiednie zaplanowanie polityki urlopowej oraz świadome nią zarządzanie.

Prawo do odpoczynku

Zgodnie z prawem z obowiązku tworzenia planu urlopowego zwolniona jest większość przedsiębiorstw, ponieważ taki plan muszą mieć jedynie firmy, w których działa organizacja związkowa. A jednak decyzja o unormowaniu urlopów w firmie, przyniesie szereg korzyści zarówno osobie, która urlopy zatwierdza, jak i tym, które je zgłaszają.

Skoro o prawie mowa, warto sprawdzić, co w kwestii urlopów mówi Kodeks Pracy. Ten dokument prawny wyróżnia dwa podstawowe rodzaje urlopów — urlop wypoczynkowy i urlop na żądanie. Istnieją też urlopy okolicznościowe, które są przyznawane z różnych powodów, np. ślubu czy narodzin dziecka, czy też te długotrwałe jak np. urlop macierzyński bądź rodzicielski.

Długość urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy. Pracownicy zatrudnieni krócej niż 10 lat mają prawo do 20 dni urlopu rocznie, podczas gdy ci, którzy pracują powyżej 10 lat, mają prawo do 26 dni. Raz w roku zatrudnionym przysługuje prawo do 14-dniowego nieprzerwanego wypoczynku. Planowany urlop powinien być zgłaszany pracodawcy i zatwierdzany z odpowiednim wyprzedzeniem. Każdy pracownik i pracowniczka mają prawo także do skorzystania w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego „na żądanie”, w wymiarze nieprzekraczającym 4 dni roboczych.

Informacje zawarte w Kodeksie Pracy mówią także o możliwości przeniesienia niewykorzystanego urlopu na kolejny rok, czy też o wypłacie ekwiwalentu w momencie odchodzenia z firmy, jeśli urlop nie został wykorzystany. Te zapisy jasno pokazują, że choć każdy i każda z nas ma prawo do odpoczynku, nie wszyscy z tego prawa korzystają. To błąd.

Jak już wspomnieliśmy na początku, odpoczynek pozytywnie wpływa na zwiększenie wydajności, lepszą umiejętność skupienia uwagi, dokładniejsze wypełnianie powierzonych obowiązków, a co za tym idzie mniej błędów. Dlatego też, choć intuicyjnie może się to wydawać błędne, polityka firmy powinna zachęcać do tego, aby brać dni wolne od pracy. A w tym właśnie może pomóc plan urlopowy. Co warto w nim uwzględnić?

Plan na urlop

Jednym z najważniejszych elementów planu jest ustanowienie jasnych zasad dotyczących urlopu pracowniczego. Nawet jeśli miałoby być to powtórzenie zapisów Kodeksu Pracy, warto zrobić to w przystępnej formie i zapisać prostym językiem. Regulamin urlopowy powinien być dostępny dla każdej zatrudnionej osoby i zawierać informacje na temat:

• ilości dni urlopu przysługujących w ciągu roku,
• zasad akumulowania dni wolnych,
• procesu składania wniosków urlopowych,
• okoliczności, które mogą wpłynąć na przyznanie lub odmowę urlopu.

Ten ostatni punkt jest szczególnie istotny. Firmy powinny być elastyczne, aby członkowie i członkinie zespołu korzystali z wolnego w zgodzie z ich własnymi preferencjami. Nie wszystkie firmy jednak mogą pozwolić sobie na elastyczne podejście do urlopów.

Niektóre np. te, które działają sezonowo, nie mogą oferować urlopów w czasie największego obłożenia. Jednak jeśli tylko jest to możliwe, warto uwzględniać indywidualne potrzeby pracowników i pracowniczek. Daje to poczucie szacunku i zrozumienia, co może przełożyć się na ich wyższe zaangażowanie w wykonywane zadania.

Szanując swoich pracowników i pracowniczki, również i Ty możesz liczyć na szacunek z ich strony, co przejawiać się będzie np. we wcześniejszym zgłaszaniu planowanej nieobecności. Warto do tego zachęcać. Pomaga to unikać sytuacji, gdy kilka osób z jednego działu chce wziąć urlop w tym samym czasie, co może zakłócić ciągłość pracy.

Zgłoszony wcześniej urlop to także szansa na przekazanie swoich obowiązków innej osobie, a co za tym idzie spokój w trakcie wypoczynku. Dobrze zaplanowany proces pomoże także uniknąć sytuacji, w których do osoby na urlopie wykonywane są służbowe telefony czy e-maile.

Automatyzacja i zarządzanie urlopami

Możliwość śledzenia dostępnych dni urlopowych w firmie, łatwość składania wniosków czy ich rozpatrywania z całą pewnością ułatwi digitalizacja planu urlopowego w firmie. Automatyzacja zarządzania urlopami dotyczy nie tylko dużych korporacji. Tak naprawdę wystarczy, aby na równorzędnych stanowiskach pracowała więcej, niż jedna osoba oraz aby w firmie funkcjonowała przynajmniej jednopoziomowa struktura. Można więc uznać, że w firmie, w której pracuje około 20 osób, śmiało można zautomatyzować zarządzanie urlopami. Szczególnie jeśli mowa o zespole rozproszonym czy też pracującym zdalnie.

W każdej z powyższych sytuacji z pomocą przyjdzie nowy moduł OstendiHR — Absencja. Narzędzie stawia na indywidualizację i elastyczność. Pozwala tworzyć własne, dopasowane do Twojej firmy, ścieżki akceptacji wniosków urlopowych. A jeśli potrzebujesz wprowadzić drobne modyfikacje dla konkretnego stanowiska czy pracownika, możesz edytować dostępne szablony, tak aby odpowiadały dokładnie Twoim wymaganiom.

Moduł przekształca proces wnioskowania o urlop w pełni elektroniczny obieg dokumentów. To nie tylko oszczędność czasu i ułatwienie procesu z perspektywy zatrudnionych osób, ale również wkład w ochronę środowiska.

Narzędzie zostało precyzyjnie zaprojektowane, aby sprostać wyzwaniom związanym z prawem i polityką urlopową w różnych zakątkach świata. Dlatego bez względu na to, w jakim zakątku świata pracuje Twój zespół, jednym kliknięciem dostosujesz kalendarz świąt do potrzeb organizacji.

Z OstendiHR wystarczy wprowadzić podstawowe dane pracownika lub pracowniczki, by otrzymać dokładny obraz dni urlopowych, który pozostał do wykorzystania. To efektywny sposób na eliminację błędów i duża oszczędność czasu.

Jak widać dobre zarządzanie urlopami pracowniczymi, jest nie tylko korzystne dla zatrudnionych osób, ale również dla całej organizacji. Wprowadzenie jasnych, elastycznych zasad, dbałość o komunikację oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi to klucz do sukcesu w tej dziedzinie. Pamiętaj, że zadowoleni pracownicy to efektywni pracownicy, a to przekłada się na sukces całej firmy.

Autor: Justyna Bakalarska – Staśkiewicz