Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

Pandemia rozpoczęła okres, w którym coraz więcej firm praktykuje pracę zdalną lub hybrydową. Na popularności zyskuje także szukanie i zatrudnianie do jednej organizacji talentów z całego świata. To sprawia, że liderzy zespołów oraz działy HR stają przed wyzwaniem dobrej integracji zespołów rozproszonych po całym kraju, a nawet globie. Dotychczas znane i praktykowane metody integracji zespołu pracującego w jednym biurze w obliczu nowej formy funkcjonowania przestają zdawać egzamin. Dlatego należy wprowadzić w firmie innowacyjne sposoby integracji pracowników oraz właściwej komunikacji dostosowane do nowych realiów. Dzięki temu podniesie się efektywność oraz zadowolenie wszystkich zatrudnionych. Jak zatem zarządzać zespołem rozproszonym?

Jak wskazują wyniki raportu State Of Remote Work 2023 przeprowadzonego przez firmę Buffer w sytuacji, w której pracodawca uniemożliwiłby pracę zdalną, aż 31% respondentów zaczęłoby szukać nowego zatrudnienia, a 6% od razu zrezygnowałoby z aktualnej pracy. To wskazuje, jak ważnym obecnie benefitem jest możliwość hybrydowego czy zdalnego modelu pracy wśród pracowników.

Kierunek rozwoju rynku pracy sprawia, że managerowie oraz działy HR muszą przywyknąć do takiej sytuacji, oraz opracować na nowo strategie zarządzania zespołem. Jest to bardzo ważne, ponieważ zmiana, jaka zaszła w ostatnich latach — wywołana pandemią oraz rozwojem technologii sprawiła, że nie jest to tymczasowy trend, a standardowy tryb funkcjonowania dla wielu firm. W Stanach Zjednoczonych, jak podaje Forbes Advisor już 16% organizacji funkcjonuje w pełni zdalnie.

Mimo wielu korzyści tego modelu zatrudnienia zarówno dla pracowników, jak i pracodawców wywołuje on również pewne trudności. Kluczową z nich jest sprawne zarządzanie i zadbanie o integrację rozproszonych zespołów pracowników, w celu uzyskania jak najlepszej efektywności i poziomu zadowolenia.

Zespół rozproszony — co to znaczy?

O zespole rozproszonym mówimy w sytuacji, w której grupa pracowników nie pracuje ze sobą w biurze stacjonarnym, a funkcjonuje w modelu zdalnym lub hybrydowym. Powodem takiej sytuacji jest różna szerokość geograficzna zatrudnionych lub brak fizycznej siedziby firmy. Wtedy komunikacja między członkami zespołu zachodzi jedynie online, a przez to nie mają oni możliwości osobistego spotkania się ze sobą na co dzień, nieformalnych rozmów podczas dnia pracy czy bezpośredniego kontaktu ze swoim managerem.

Taki model współpracy z jednej strony przynosi wiele korzyści. Są to elastyczność, możliwość pracy z każdego zakątka świata, obracanie się w środowisku międzynarodowym, wzajemne wymienianie się doświadczeniami.  Z drugiej strony praca w pełni zdalna utrudnia integrację i zarządzanie zespołem z perspektywy menadżera.

Trudności codziennej pracy wśród zespołów rozproszonych

We wspomnianym raporcie Forbes aż 53% ankietowanych osób pracujących zdalnie przyznało, że czują zdecydowaną trudność w poczuciu wspólnoty i integracji z pozostałymi pracownikami. A im bardziej rozproszony jest team, tym trudniej jest zintegrować się i wspólnie pracować w sposób sprawy oraz otwarty.

Trudnościami w codziennej pracy zespołów rozproszonych, jakie możemy wyróżnić, są m.in.:

• różnice kulturowe lub narodowościowe, bariera językowa, odmienne strefy czasowe wśród pracowników z różnych środowisk narodowych;  
• trudności w nawiązaniu relacji nieformalnych, ze względu na utrudniony kontakt z pozostałymi członkami firmy, a w efekcie brak poczucia lojalności i przynależności do organizacji;
• nieświadomość na temat zakresu pracy innych członków zespołu, ich kompetencji oraz obłożenia czasowego, co przekłada się na utrudnienie w podziale zadań, przepływie informacji czy wzajemnego wsparcia w wykonywanych obowiązkach;
• brak świadomości na temat ogólnego etapu projektu lub stanu pracy, ze względu na skupienie pracowników wyłącznie na ich zadaniach wykonywanych w odosobnieniu;
• wyłączny kontakt online, który nie pozwala na wyczucie drugiej osoby pod względem emocjonalnym, charakterologicznym i prowadzi do niewyjaśnionych lub konfliktowych sytuacji;
• poczucie bycia kontrolowanym i pilnowanym przez przełożonego, który nie widzi wykonywanej pracy na własne oczy w biurze, a dostaje jedynie efekty końcowe działań;
• brak możliwości szybkiego dostępu do managera lub innych członków zespołu w nieformalnej formie;
• ciągłe poczucie konieczności bycia aktywnym, dostępnym i pod telefonem, co prowadzące do szybkiego wypalenie zawodowego;
• brak odgórnie ustalonych zasad pracy zdalnej, które negatywnie wpływają na work-life balance.

W zależności od typu firmy, jej wielkości, branży czy systemu pracy mogą pojawiać się również inne problemy, z którymi muszą mierzyć się członkowie zespołu rozproszonego. Natomiast efektem takich utrudnień jest poczucie wykluczenia, spadek motywacji i efektywności, zniechęcenie, a nawet wypalenie zawodowe.

Jednak są sposoby, które pozwolą nam tego uniknąć i zadbać o samopoczucie pracowników zespołu rozproszonego, tak aby z chęcią, zapałem i satysfakcją wykonywali swoje obowiązki.

Strategie integracji zespołów rozproszonych

Kluczowym aspektem w kontekście dobrej integracji zespołów rozproszonych jest zmiana dotychczasowej strategii zarządzania ludźmi i jak największe przełożenie relacji, jakie mają miejsce w biurze na formę online. Ważne jest zrozumienie obecnych zmian dziejących się na rynku pracy, tak aby nie traktować zdalnej formy zatrudnienia jako opcji awaryjnej, a pracowników zdalnych jako mniej ważnych członków zespołu. Strategia zarządzania zespołem pracowników zdalnych powinna być tak samo istotna jak zasady pracy w fizycznej siedzibie firmy.

Zacznijmy od tego, że pracownicy muszą być dobrze poinformowani na temat swoich obowiązków, panujących zasad pracy zdalnej oraz celu, jaki przyświeca ich pracy zarówno indywidualnie, jak i zespołowo. Znajomość kierunku, w którym zmierza firma i ustalone formy wzajemnego funkcjonowania są kluczem do komfortowego i pewnego wykonywania zadań. Dobrym sposobem będzie spisanie oficjalnego dokumentu ze wszystkimi ważnymi regułami takimi jak na przykład:

• godziny pracy,
• możliwe przerwy lunchowe,
• opisane kanały do codziennej komunikacji,
• rozpisane stanowiska wszystkich pracowników wraz z obowiązkami.

Taki dokument i jego zawartość oczywiście zależy od indywidualnych potrzeb danej organizacji, jest to także dobry materiał, który można wykorzystać podczas onboardingu nowych osób.

Następnie skupmy się na potrzebach rozproszonego zespołu. By móc zapewnić teamowi satysfakcjonującą pracę należy wiedzieć:

• jaki workflow najbardziej odpowiada pracownikom,
• w których godzinach są najbardziej produktywni,
• co cenią sobie w pracy zdalnej,
• co sprawia im najwięcej trudności,
• co chcieliby zmienić,
• jaki styl komunikacji najbardziej im odpowiada.
• z których narzędzi cyfrowych chcieliby korzystać w regularnej pracy.

W tym celu warto przeprowadzić anonimową ankietę, w której wszyscy będą mogli podzielić się swoimi spostrzeżeniami. Efektem kwestionariusza może być na przykład ustalenie jednej wspólnej godziny, w której wszyscy są dostępni i można zdzwonić się lub zwołać wspólnego calla, w celu omówienia ważnych dla każdego kwestii czy zorganizować niezobowiązujący coffee chat. Dzięki takiemu rozwiązaniu odejmiemy pracownikom stresu bycia ciągle przy komputerze, jednocześnie usprawniając komunikację.

Komunikacja na pierwszym miejscu

Bo to właśnie komunikacja w kontekście integracji zespołów rozproszonych jest kluczowa. Jasny, szybki przepływ informacji usprawnia pracę i podnosi jej efektywność, a transparencja i zaufanie ze strony firmy buduje lojalność oraz przywiązanie do organizacji.

Sposobami na zadbanie o klarowną oraz komfortową komunikację jest organizowanie regularnych, zapowiedzianych spotkań 1:1, z góry zaplanowaną agendą, podczas których zarówno manager, jak i pracownik będzie mógł poruszyć ważne dla niego sprawy. Natomiast podczas zespołowych spotkań online dobrze jest zadbać o to, by przeznaczyć kilka minut na small talk. W sytuacji, gdy firma odbywa cykliczne statusy, warto wprowadzić również przed nimi poranną rozgrzewkę w luźnej formie zabawy, która pozwoli na zbudowanie nieformalnego charakteru relacji. Warto również zadbać o stworzenie sfery poza pracą pod czystą integrację. Jeśli pracownicy rozproszeni są po całym świecie dobrym rozwiązaniem jest zorganizowanie imprezy w Metaverse z wykorzystaniem dostępnych dla każdego narzędzi AI.

Na sam koniec warto zaznaczyć, że bardzo ważna jest rola lidera, który powinien być dla pracowników dostępny, zaangażowany, skupiony na budowaniu wzajemnych relacji. Rolą managera w kontekście integracji zespołów rozproszonych jest wsłuchanie się w potrzeby pracowników, regularne odświeżanie systemu oraz przeprowadzenie zespołu przez te zmiany jak najlepiej.